Le registre avant l’assemblée : copropriétaires, lots et quotes-parts à vérifier
Vérifiez titulaires, lots, quotes-parts, contacts et représentation avant l’assemblée. Un guide pour préparer le registre et repérer les problèmes à temps.
Une convocation retournée, deux contacts apparemment identiques ou un changement de titulaire en attente peuvent poser problème au début de l’assemblée. Préparer le registre à temps aide l’équipe à les repérer et à disposer d’informations vérifiables.
Ici, « registre » désigne le fichier de travail reliant copropriétaires, biens, quotes-parts, contacts et représentation. Vérifiez chaque élément séparément : un e-mail identifie un canal de communication ; la titularité et les droits de participation nécessitent leurs propres contrôles.
Les références légales suivantes concernent les copropriétés soumises à la loi espagnole nationale sur la propriété horizontale. Les copropriétés soumises à un autre régime doivent vérifier leurs règles particulières.
Relier correctement personnes et biens
Vérifiez les lots composant la copropriété et leurs titulaires enregistrés. Conservez une référence stable pour identifier logement, local ou garage même si le contact change.
Repérez les situations qu’une simple liste masque : une personne liée à plusieurs lots, plusieurs titulaires d’un bien ou un destinataire non propriétaire. Ces liens doivent être explicites pour préparer présence et décompte.
En cas d’indivision d’un logement ou local, l’article 15.1 de la LPH prévoit la désignation d’une personne pour assister et voter. Ajouter plusieurs contacts à une fiche ne règle pas cette désignation. Article 15 de la LPH (s’ouvre dans un nouvel onglet).
Vérifier les changements de titulaire et leurs justificatifs
Comparez les changements signalés depuis la dernière assemblée et identifiez les cas à clarifier. Un écart entre fichiers peut traduire une vente, une correction ou une donnée incomplète. Cherchez son origine avant de remplacer l’information.
L’article 9.1.i de la LPH impose de notifier le changement de titulaire au secrétariat par un moyen permettant de prouver la réception. Il en régit aussi les conséquences et exceptions. Article 9 de la LPH (s’ouvre dans un nouvel onglet).
Gardez la date du changement enregistré, sa source et la personne qui l’a vérifié. Si un copropriétaire disparaît d’un fichier reçu, traitez cette absence comme un point à contrôler. Le fichier seul n’explique pas ce qui s’est passé.
Vérifier les quotes-parts sans correction approximative
Vérifiez que les quotes-parts correspondent aux documents applicables. Contrôlez décimales, unités et périmètre : une liste partielle ne s’interprète pas comme la liste complète de la copropriété.
Si la somme ne correspond pas, cherchez pourquoi : lot manquant, doublon ou chiffre mal reporté. N’ajustez pas un pourcentage pour faire coïncider le total ; conservez l’écart jusqu’à sa résolution à partir d’une source adéquate.
Distinguez nombre de personnes, nombre de lots et quotes-parts. Cela facilite les décomptes requis sans transformer automatiquement chaque ligne du tableau en voix.
Distinguer coordonnées et représentation
Deux titulaires peuvent utiliser le même e-mail, et une personne peut avoir plusieurs adresses. Vérifiez ces liens avant de fusionner des fiches ou de supprimer des doublons apparents.
Un exemple fictif montre pourquoi c’est important :
| Donnée trouvée | Points à vérifier |
|---|---|
| Deux titulaires utilisent le même e-mail familial | Distinguer leurs identités et confirmer le destinataire de chaque message |
| Une propriétaire est liée à un logement et un local | Vérifier les deux titularités et quotes-parts sans créer deux identités |
| Le téléphone de contact appartient à un proche | Identifier son rôle et vérifier séparément l’existence d’une procuration |
Pour les notifications formelles, vérifiez aussi l’adresse désignée et la procédure applicable. L’article 9.1.h de la LPH régit cette matière ; un e-mail à jour ne satisfait pas à lui seul toutes les exigences de convocation. Article 9 de la LPH (s’ouvre dans un nouvel onglet).
Actualiser la situation affectant le droit de vote
Le statut d’un paiement dans un ancien export peut avoir changé. Vérifiez les données utiles à l’assemblée et consignez les points à revoir.
L’article 15.2 de la LPH lie la privation du vote aux dettes échues au début de l’assemblée et prévoit la contestation judiciaire ou la consignation judiciaire ou notariale du montant dû. Les personnes privées de vote peuvent participer aux délibérations. Il faut examiner l’ensemble du cas, pas seulement une étiquette d’impayé. Article 15.2 de la LPH (s’ouvre dans un nouvel onglet).
Organisez la vérification pour examiner les changements justifiés avant la constitution de l’assemblée. Le registre doit refléter la situation vérifiée et le motif des incidents affectant la participation.
Conserver une version vérifiée et un suivi des incidents
Avant la réunion, identifiez la version de travail et la personne chargée des corrections. Pour chaque incident, notez la donnée concernée, les documents attendus et le responsable.
Si vous utilisez un outil d’import, vérifiez les changements proposés avant confirmation. Contrôlez ensuite le résultat, notamment titulaires, liens entre lots et personnes, quotes-parts et contacts. Les écarts doivent être expliqués.
Limitez l’accès au registre complet aux personnes qui en ont besoin. L’AEPD rappelle les obligations de la copropriété et du gestionnaire pour ces données. Les communications formelles doivent respecter leur finalité et la procédure applicable. Recommandations de l’AEPD (s’ouvre dans un nouvel onglet).
