Une décision d’appel de fonds annulée après une convocation sans ordre du jour

Une copropriété organise une réunion par WhatsApp, et sa décision concernant un appel de fonds exceptionnel finit annulée par la justice. María González Villasevil rapporte ce cas dans un article d’Economist & Jurist publié le 1er octobre 2026 : l’Audiencia Provincial de Palma de Mallorca a confirmé l’annulation d’une décision relative au recouvrement d’un appel de fonds après une convocation qui ne précisait pas les sujets à traiter.

Selon l’article, des copropriétaires avaient demandé des documents concernant les travaux sans les recevoir. Le paiement leur a ensuite été réclamé. Les messages produits annonçaient seulement l’intention de se réunir ; l’ordre du jour figurait ensuite dans le procès-verbal.

Cette actualité ne permet pas de conclure que toute convocation par WhatsApp serait invalide. Elle rappelle cependant que l’utilisation d’un canal courant exige de préserver les garanties de convocation et d’information.

Ce cas invite à examiner une situation familière : après des semaines de discussions sur un problème de l’immeuble, on peut facilement supposer que tout le monde dispose des mêmes informations. Préparer une assemblée implique de le vérifier.

Chaque voisin connaît une partie de l’histoire

Prenons un exemple fictif, distinct du cas relaté dans l’article. Le président échange depuis des semaines avec des entreprises au sujet d’une réparation. La gestionnaire a demandé des précisions sur deux devis. Une copropriétaire connaît bien le problème, tandis qu’un autre a seulement entendu dire qu’il faudrait réparer quelque chose.

Pour les personnes qui s’en occupent depuis un moment, un message comme « rendez-vous jeudi pour parler des travaux » peut sembler suffisant. Elles ont en tête les visites, les prix et les échanges précédents. Les autres commencent peut-être à peine à comprendre le problème. Quelqu’un peut venir en pensant recevoir des informations et découvrir une proposition de paiement.

Préparer la convocation demande de rendre ce contexte explicite. Si une décision sur un appel de fonds est envisagée, le copropriétaire devrait pouvoir le comprendre en lisant l’ordre du jour. Il pourra ainsi poser les questions qui le concernent : quels travaux sont proposés, pourquoi, à quel coût et avec quel financement.

Il y a aussi une question de temps. Une personne qui travaille cet après-midi-là ou habite ailleurs doit organiser sa participation. Connaître les sujets prévus l’aide à déterminer quels documents consulter et quelles instructions donner si elle choisit de se faire représenter.

Ce que la convocation doit préciser

Pour les copropriétés soumises à la loi espagnole nationale sur la propriété horizontale, l’article 16 impose d’indiquer les sujets à traiter, le lieu, le jour et l’heure de la réunion en première ou, le cas échéant, seconde convocation. Les notifications doivent respecter l’article 9. L’article 16 prévoit aussi d’autres exigences, comme la liste des copropriétaires ayant des dettes échues et l’avertissement concernant le droit de vote dans les cas prévus par la loi. Consulter l’article 16 de la LPH.

Rédiger un ordre du jour clair constitue donc une partie de la préparation. Il faut aussi vérifier qui convoque, comment les copropriétaires sont informés et quel délai respecter, selon les règles applicables à la copropriété.

Pour une réparation de toiture, voici un exemple fictif de point à l’ordre du jour :

Examen des devis de réparation de la toiture et approbation, le cas échéant, de l’appel de fonds exceptionnel destiné à financer les travaux, de sa répartition et du calendrier de paiement.

Cet exemple de rédaction est indicatif et doit être adapté à ce qui sera réellement soumis à l’assemblée. Il permet de comprendre qu’une proposition financière sera examinée et reste à décider. Il ne démontre pas, à lui seul, que toutes les conditions de convocation sont remplies.

Les explications à préparer avant la réunion

Une fois le point défini, le gestionnaire peut l’accompagner d’informations pour en faciliter la compréhension. Une bonne pratique consiste à réunir les devis disponibles, expliquer leurs différences et signaler les éléments restant à confirmer.

Si une répartition des coûts est proposée, il est utile d’en indiquer le critère. Si une réponse du prestataire manque encore, cela doit être visible. Un copropriétaire pourra alors poser une question précise sans devoir reconstituer des semaines d’échanges.

La formulation compte également. « Il est proposé de régler l’appel de fonds en trois échéances » indique le statut de la proposition. « L’appel de fonds sera réglé en trois échéances » peut laisser penser que la décision a déjà été prise.

Ces recommandations aident à préparer la discussion ; elles ne remplacent ni la convocation formelle ni l’examen professionnel de chaque situation.

Une vérification avant l’envoi

Avant d’envoyer la convocation, il est utile de la relire du point de vue d’une personne qui vient d’arriver dans la copropriété :

• Peut-elle identifier les sujets à traiter et les décisions proposées ?
• Sait-elle quand et où la réunion aura lieu ?
• Dispose-t-elle d’un moyen clair pour consulter les informations disponibles et poser ses questions ?
• Les destinataires, le mode de notification et le délai applicable ont-ils été vérifiés ?

Ce changement de perspective aide à repérer les informations manquantes. La personne qui reçoit la convocation devrait pouvoir s’orienter sans avoir suivi chaque échange du groupe. Voilà la réflexion pratique que nous inspire cette actualité : prendre le temps d’expliquer ce qui sera décidé fait partie du soin apporté à une copropriété.

Chez vecinOS, nous nous concentrons sur ce travail préalable : rendre les connaissances du gestionnaire compréhensibles pour les copropriétaires et laisser une place aux questions. Une copropriété peut être en désaccord sur des travaux ou leur financement. Arriver à l’assemblée en connaissant la proposition permet de consacrer la réunion à une discussion éclairée.